【通訊型工具】Slack 團隊溝通工作,是否適合拿來取代line,成為你的下一個社群? 完整使用教學和應用心得

近期商業思維學院,使用Slack做為分群運營,強化學員線上學習的企業社群協作工具,
有許多學員是第一次接觸到這個工具,再加上是全英文介面,所以熟悉度不高。

但如果我們只是把它當作如line、telegram這樣的通訊軟體,甚至是一般的社群平台,
就真的太可惜了,因為透過這樣的工具,可以讓學員經由這個課程,合作創造出更好的學習經驗。

我們就來看看slack有什麼特別之處!

文章章節選單

管理者建立slack團隊

使用者加入slack教學

Slack使用基本操作

訊息操作介面

Slack 基本架構

slack和一般的通訊軟體不同,它並不是用一個帳號走透透,通是由管理者建立平台,
每個使用者,在不同的平台,都可以建立不同的身份資訊或是不同的使用權限!

slack不同於其它的社群平台,適合工作上協作,是因為擁有支援許多應用程式的特性,
如何在slack上好好運用串連的應用程式,增加企業協作效率,是值得使用者好好嘗試的部份。

管理者建立slack團隊

如何建立一個自已的slack團隊?
接下來,跟著我們一步步操作設定!

一、首先,到slack的官方網站,點選右上方的「GET STARTED」

二、接下來,我們選擇「My team isn’t using Slack yet」來建立你的團隊平台使用,
這時slack會寄e-mail給你,內附六位數序號來做驗證。

三、驗證過後,就可以設立自已的團隊名稱及第一個頻道名稱。

四、接下來,輸入想邀請團員的e-mail,就完成了團隊建置囉!

使用者加入slack教學

想加入某個團隊的slack,有2種方式
1.直接收到管理員e-mail邀請
2.透過特定網域可以e-mail直接註冊

我們先以直接到slack官網加入團隊的步驟,做為示範

一、首先,到slack的官方網站,點選右上方的「GET STARTED」

二、接下來,我們選擇「My team is on Slack」來尋找我們團隊並且註冊,這時會要求你輸入你的e-mail,
驗證你的e-mail後,就會讓你加入此mail被授權加入的團隊

三、slack會寄信到你的信箱,驗證你的e-mail後,會顯示你的這個mail 可以加入的團隊。

如果你是收到管理員寄來的邀請信,在這之後的步驟是一樣的喔!

四、點選要加入的團隊後,請輸入你想顯示的名稱和密碼,接下來你在此團隊,就是使用這帳號互動囉。

五、登入團隊後的畫面,下一個章節,我們將會針對slack內部的功能做詳細介紹

Slack使用基本操作

進入slack後,因為都是英文操作介面,可能有得人會因為不熟悉而擔心。

別緊張,接下來就讓我們依照指示,一步一步的去操作並熟悉它吧!

一開始slack會有新手流程
1.發個訊息在頻道打個招呼
2.上傳一張代表你的照片
3.建議你下載slack專用的APP
4.串連Google Drive APP
5.開啟通知,slack的訊息都不會漏接

我們先看一下左手邊的資訊列

  • Threads  貼文
    點選後,會列出你的貼文或是你有留言的貼文  
     
  • Apps 可串接的應用程式
    列出這個團隊已經串接的app,還有可以串接的app應用。
    為什麼要串接app呢? 因為許多工作者會使用多種不同的軟體工具協助工作,所以slack串接許多app,讓使用者不再需要頻繁切換頁面。
     
  • Starred 星號置頂
    可以把你最關注的頻道或私人訊息做星號置頂。
      
  • Channels 頻道
    也可以看做為一個line群組,分為公開和私人頻道。
    公開頻道會有一個(#)標記,任何在團隊的成員都可以自由加入。
    私人頻道則是一個加鎖的標記,只能由頻道內的成員才可以邀請加入。

    頻道的建立、封存與刪除,就要視管理員的權限設定為準。

  • Direct Messages  1對1私訊
    可以和團隊裡的成員私訊討論,私訊內的檔案和內容,就只有雙方看得到。 
     
  • Recent Apps 最近使用的應用程式
    最近有使用過的app,對常使用軟體協作的人很方便。

補充資訊:
Jump to…  搜尋
可以搜尋到訊息、相關帳號、檔案、頻道,
但是免費版只能搜尋得到最近期1萬則的訊息。

Unreads & drafts  未讀訊息 & 草稿
這部份可以告訴你,那個頻道有新的訊息未讀
和你寫到一半未送出的草稿資訊

個人帳號相關設置

  • Set a status  設置你的狀態
    就像你在社交平台上,會把自已現在的情況標示出來,這個設定,就是可以告訴其它成員,你現在是在工作?旅行?還是生病請假中。
     
  • Profile & account 個人資訊和帳戶
    在這可以檢看或修改自已的個人資訊,比如姓名、照片、電話、時區等等。
     
  • Preferences 優先設定
    最主要是設定訊息的通知優先程度,比如每則訊息都通知?還是相關帳號訊息才通知,或是完全不要通知。
    這裡面還有一些個人化的相關設定,在此就暫不詳述了。
     
  • Set yourself to away 暫離
    讓自已顯示離開狀態。
     
  • Help & feedback
    當然,如果你覺得本文,還有不詳儘的地方,或解決不了的問題,就可以直接到官方資訊查詢。
     
  • Invite people  邀請成員
    你可以邀請新成員加入,並且指定預設加入的頻道,但是管理員必須有給你邀請人的權限。
     
  • Analytics 分析
    內有關於此團隊內,頻道訊息等分析資料,讓管理員能了解目前團隊內的互動情形。
     
  • Customize slack
    可以幫你的slack,新增emoji、slackbot關鍵字自動回應、Channel Prefixes 頻道的標注等。
     

訊息操作介面

接下來針對頻道和個人訊息常會使用的功能介紹。

頻道資訊欄

主要的頻道名稱、頻道人數、置頂貼文、頻道簡介的資訊,如果c要將頻道starred置頂,直接點選星星符號就可以了,另外右手邊的功能介紹如下。

  • 群組通話:slack支援15人的團隊通話,此功能付費版本才支援。
      
  • About this channel:點選此功能,可以將頻道詳細資訊列出,將在下面補充描述。
     
  • 設定:針對頻道做詳細設定,將在下面補充描述。

補充資訊:

點選 i 後,就會在右方的資訊欄出現

  • Channel Details:頻道細節,記錄這個頻道詳細資訊。
     
  • Highights:個人帳號在頻道的記號
     
  • 5 Pinned Items:頻道標記,最多5個(有點像置頂文)
     
  • Members:群組的成員
     
  • Apps:此頻道有串連的應用程式
     
  • Shared Files:在頻道有分享的檔案
     
  • Notification Preferences:設定你對此頻道的訊息通知

補充資訊:

點選設定(齒輪符號)的選項資訊,將常用的選項列出。

訊息輸入框

在每個頻道和私人訊息,還有貼文回覆,都有訊息輸入框,
slack提供的文字編輯功能,比其它社群平台更詳儘,除了可以做顏色標示,
還有html格式碼的置入,也可以直接@相關成員,在這就不詳述,歡迎讀者自行試用。

補充資訊#超重要

在每一則貼文回覆的訊息輸入框,還多了一個選項「Also send to #頻道名稱」,勾選這個選項後,除了可以在貼文的下方回覆,這則回覆會在此頻道,成為一篇新的貼文,讓頻道的成員都看到

貼文回應

一般貼文,可以像在Facebok一樣的互動(按讚、留言),
你可以在貼文最下面看到有誰留言和按讚,也可以直接點選想留下的表情符號。

當滑鼠移到貼文上後,會出現一列選單:

  • :可以針對貼文給予表情符號,貼文的下方也有同樣功能。
     
  • :可以直接展開貼文的留言對話,相對於點貼文底下的View newer replies來得相對直覺。
     
  • :分享,可以將貼文分享到其它頻道或是私人訊息。
     
  • :貼文被標註後,會出現「Added to your starred items」在貼文的上方,只要點擊此串連結,就會列出此頻道,你有標註的貼文

應用小案例

社員也有權限可以另開私人頻道

02/26 商業思維線上課程,剛好分到的小組,大家聊的很開心,就開了一個slack私人頻道(群組),因為大家都是容易失眠的人(我是想睡沒得睡的人),所以就組了一個祝大家好夢的,好夢俱樂部!

需要額外的功能,到可以串聯的應用程式找找吧!
想舉辦投票? 那就用polly

目前在slack想舉辦投票,沒有內建功能,那就到應用程式找可以適合串連的工具,目前polly,就是一款可以做為投票使用的app,而商業思維學院也將其應用在需要投票討論的貼文上。

結語:

slack基本的聊天功能完整度和社群平台相差不多,但是強大的應用程式協作功能,
可以讓團隊在工作上,可以加強資料分享、進度更新、線上協助等好處。

雖然一開始使用會不習慣,但是每天上線30鐘,你會熟練到喜歡上它,
如果你對本文的內容有問題或是建議,歡迎私訊我  梁廷榜 社群x內容,謝謝

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社群行銷研究顧問:阿榜

2005年從網路拍賣起家,經營Yes3C 13年,曾經年營收破億,YAHOO奇摩拍賣8萬分評價 想突破低利競爭,但是試圖轉型卻還是不及而失敗

而後重新開始學習網路社群經營,才發現自已之前太過於依賴其它平台,這十幾年並沒有累積出屬於公司的流量、社群和專業信任度

  經過3年多的學習和嘗試,已開課超過20堂以上和企業內訓 目前經營2個10萬人以上社團、數個萬人社團及粉絲頁和多個自架wordpress部落格
現有4個社群行銷顧問案在進行中....


努力學習且實踐於經營網路社群研究網路獲利模式


 

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